Gizlilik ve Çerez Beyanı
1. Giriş
Uluslararası Eczacılık Federasyonu (bundan sonra “FIP” olarak bahsedilecektir)[1] olarak özel hayatınızın gizliliğine değer veriyoruz. İnternet sitemizi kullanmanız veya hizmetlerimizden faydalanmanız durumunda kişisel bilgilerinizi de içeren özel bilgiler talep edebiliriz. Ayrıca üye örgütlerimiz gibi üçüncü taraflardan da kişisel bilgilerinizi alabiliriz. Hollanda’da kurulmuş bir birlik olarak verilerinizi Avrupa Birliği sınırları içinde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğine bakılmaksızın bütün işlemlerimizin tabi olduğu Genel Veri Koruma Yönetmeliği (“GDPR”) dahil olmak üzere Hollanda mevzuatına uygun olarak ele alıyoruz. Bu Gizlilik Beyanı’nın yazılma amacı FIP’in bireylerin kişisel verilerine dair örgütün dışında üstlendiği işlemlerinde şeffaflığı sağlamaktır. Bu Gizxlilik Beyanı, örneğin mevzuat değişikliği veya FIP faaliyetlerinde yaşanacak değişime bağlı olarak zaman zaman değişebilir. İnternet sitemizde her zaman Gizlilik Beyanı’nın en güncel versiyonunu paylaşacağız, dolayısıyla internet sitemizi düzenli olarak ziyaret etmenizi tavsiye ederiz.
2. Veri işleme faaliyetleri ve amaçları
Veri işleme faaliyetlerimizin amaçları kar amacı gütmeyen bir kurum olmamızla ilişkilidir: “eczacılık eğitimini, bilimini ve uygulamalarını daha ileriye taşıyarak ve uygun, makul maliyetli ve kaliteli ilaçların keşiflerinin ve geliştirilmelerinin önünü açarak, bu ilaçlara erişimi ve sorumlu kullanımlarını teşvik ederek ve yaygınlaştırarak sağlığı küresel çapta iyileştirmek.” Bu paragrafta hangi kişisel verilerimizi ne amaçlar doğrultusunda kullandığımızı açıklayan Md. 2.1 ve 2.4 arasında belirtilen veri işleme faaliyetlerimizin amaçlarını ortaya koyacağız.
2.1 FIP üyelerine üyelik faydaları sunmak
Hem kurumlar (eczacıların veya eczacılık alanındaki bilim insanlarının temsilcileri veya akademik kurumlar) hem de bireyler (bireysel eczacılar, eczacılık alanındaki bilim insanları, eğitimciler, eczacılık öğrencileri veya FIP faaliyetleri ile ilgilenen diğer bireyler) FIP üyeliği için başvuruda bulunabilirler. Başvuruda bulundukları zaman bir üyelik sözleşmesi imzalamaları gerekir. Üyelik sözleşmesi gereği FIP bireysel üyelerini veya kurumsal üyelerinin seçilmiş temsilcilerini ya da çalışanlarını eczacılık alanındaki son gelişmelerden haberdar etmekle mükelleftir. Bu amaç doğrultusunda FIP faaliyetlerinin başlıcaları şunlardır: eczacılık konularında yazılmış bülten veya diğer yayımları (rapor, dergi, sunum) e-posta yoluyla göndermek, FIP internet sitesindeki içeriklere erişim imkanı sağlamak, bunun için kullanıcı giriş bilgilerini saklamak, diğer profesyoneller ile iletişime geçebilmeleri için FIP iletişim ağında iletişim bilgilerini yayımlama fırsatı sunmak, eğitim etkinliklerine e-posta ile davetiye göndermek ve bilgi, veri ve görüşlerini almak için anket göndermek ve yanıtları paylaşmak. Bu bağlamda işleye(bile)ceğimiz veriler isimler, (e-posta) adresleri, ikamet edilen ülke, fotoğraflar, doğum tarihleri, telefon numaraları, cinsiyet, iş unvanları, sosyal medya profilleri, ilgi alanları, banka hesabı ve kredi kartı bilgileri ve kullanıcı girişi bilgileridir.
2.2 Kongre ve eğitim etkinliklerinin düzenlenmesi
Eczacılık alanında çalışanların bilgi dağarcığını genişletmek, yeni gelişmelerden haberdar etmek ve uzmanlara kişisel olarak veya internet üzerinden bilgi ve görüşlerini sunabilecekleri bir platform sunmak amacıyla sempozyum, konferans ve web seminerleri düzenliyoruz. FIP’in bu amaç doğrultusunda gerçekleştirdiği veri işleme faaliyetleri abonelerin kişisel bilgilerinin toplanmasını, internet üzerinden üyelik kaydı alınmasını, onlardan ödeme alınmasını, etkinlik detaylarının e-posta yoluyla paylaşılmasını, onların ziyaretçi listesine koyulmasını ve onlara FIP üyesi olma veya FIP bültenine abone olma fırsatının verilmesini içermektedir. Bu bağlamda işleye(bile)ceğimiz veriler isimler, (e-posta) adresleri, ikamet edilen ülke, fotoğraflar, doğum tarihleri, telefon numaraları, cinsiyet, iş unvanları, sosyal medya profilleri, ilgi alanları, banka hesabı ve kredi kartı bilgileri ve kullanıcı girişi bilgileridir
2.3 İnternet sitesi ziyaretçilerini eczacılık alanı ve FIP faaliyetleri ile ilgili bilgilendirmek
Eczacılık eğitimi, bilimi ve uygulamalarını daha ileriye taşımak vizyonuna paralel olarak FIP hem eczacılık çalışanlarını hem de kamuoyunu bilgilendirmeyi amaçlamaktadır. İnternet sitesinin erişimi sınırlı alanlarında üyelere özel bilgiler sunulmaktadır. FIP’in bu amaç doğrultusundaki veri işleme faaliyetlerine gelişmeler, etkinlikler, projeler ve ödüller ile ilgili olarak www.fip.org adresinden erişilebilen internet sitesi üzerinden yayımlanan veriler de dahildir. Bu veriler isimler, iş unvanları, iş e-posta adresleri, resimleri ve videoları kapsayabilir. FIP web sitesinde Md. 2.2’de bahsedilen amaca uygun olarak kişisel verilerin toplandığı FIP kongre internet sitesine yönlendiren hiper linkler yerleştirilmiştir. FIP’in bu bağlamda işleye(bile)ceği kişisel veriler isimler, (e-posta) adresleri, ikamet edilen ülke, fotoğraflar, video görüntüleri ve iş unvanlarıdır.
2.4 FIP üyeliği, web seminerleri, kongreleri ve diğer etkinliklerinin sunulması
Md. 2.2’de belirtildiği gibi FIP üyeliği veya etkinlikleri ile ilgilene(bile)cek hedef kitlede farkındalık yaratabilmek için FIP bu üyelik ve etkinliklerin tanıtımını yapmaktadır. FIP’in üstlendiği işleme faaliyetleri şunları içermektedir: a) üyelerine, FIP etkinlikleri ziyaretçilerine ve diğer bülten abonelerine bültenler göndermek b) hedeflenen tanıtımların gönderilebilmesi için seçilen sosyal medya platformlarına böyle sosyal medya platformlarının kullanıcılarının e-posta adresleri ile eşleşmesi için e-posta veri tabanları yüklemek c) “b” fıkrasında bahsedilen sosyal medya kullanıcılarının FIP internet sitesindeki davranışlarının takip edilmesi (bu işleme faaliyetleri hakkında daha fazla bilgi 3. Paragrafta (“Facebook pikseli”) bulunabilir.) İşleme faaliyetleri dahilinde FIP’in işleyeceği kişisel veriler şunlardır: (üye olmayanların durumunda) isim ve e-posta adresleri. FIP gelecekte bülten abonelerinden eczacılık alanındaki belirli ilgi alanları hakkında FIP’i bilgilendirmesini isteyebilir, bu bilgiyi abonenin diğer kişisel verilerine ekleyebilir ve bu bilgiyi otomatik olarak abonenin ilgi alanı doğrultusunda biçimlendirerek bültenlerde kullanabilir. İşleme faaliyetleri bağlamında FIP’in işlediği veriler b) üyelerin, FIP etkinlikleri ziyaretçilerinin ve bülten abonelerinin e-posta adresleri.
3. Çerezler
Çerezler bilgisayarınıza, cep telefonunuza veya tabletinize internet tarayıcınız tarafından yüklenen küçük dosyalardır. İnternet sitemiz www.fip.org tarafından bilgisayarınıza yüklediğimiz dosyalar bizim yüklediğimiz birinci taraf çerezleri ve bizim sitemiz üzerinden üçüncü tarafların yüklediği üçüncü taraf çerezleri olarak ikiye ayrılır. Bir bireyin internet üzerindeki davranışlarının incelenmesi örneğindeki gibi çerezler ticari amaçlar doğrultusunda yüklenmişse bu kişisel verilerin toplanması olarak değerlendirilir (IP adresi veya internet üzerindeki davranışlar gibi). Sosyal medya eklenti çerezleri (aşağıda) ve “Facebook pikseli”nin (aşağıda) dışında FIP sadece tşcarş ıknayan ve “fnoksiyonel/teknik” çerez yükler. Bu çerezler kullanıcı girişinin daha kullanışlı olması, kayıt formu ve ödeme araçları gibi sitemizin belirli alanlarını daha kullanışlı hale getirmek için gereklidir. Ayrıca sosyal medya (Facebook, LinkedIn, Twitter) çerezleri de kullanıyoruz. Bu çerezler FIP internet sitesindeki içerikleri sosyal medya platformlarınızda paylaşmanızı sağlar. Diğer yandan bu platformlar çerezler kullanarak siz o sekmeye hiç tıklamamış olsanız dahi internet sitemiz üzerindeki hareketlerinizi takip edebilirler. 2.4 b) ve c) bentlerinde belirtildiği gibi Facebook üzerindeki kampanyaları takip edebilmek için FIP, Facebook üzerindeki bir reklama tıkladıktan sonra FIP sitesindeki bir alt sayfaya yönlendirilen kullanıcıların cihazlarına Facebook pikseli olarak adlandırılan bir dosya yükler. FIP Facebook piksellerini internet sitesi ziyaretçilerinin hareketlerini incelemek ve kategorilere ayırmak için kullanır. Konuyu kısa tutmak ve burada yayımlanan sosyal medya eklenti çerezlerinin kullanımı ile ilgili bilgilerin güncelliğini kaybetmelerinin önüne geçmek için sosyal medya platformlarının çerezlerle ilgili kendi açıklamalarını paylaşarak kullandıkları belirli çerezler hakkında sizleri bilgilendirmeyi tercih ediyoruz.
Facebook, genel: https://www.facebook.com/policies/cookies/
Facebook, eklenti çerez/sekmeleri hakkında: https://www.facebook.com/help/206635839404055?helpref=related
LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/cookie-policy Twitter: https://help.twitter.com/en/rules-and-policies/twitter-cookies
İnternet sitemiz üzerindeki hiper linklere tıklamak sizi doğrudan üçüncü taraf internet sitelerine (YouTube, Vimeo, MCI-group, Worldpay vs. gibi) yönlendirir. Bu internet sitelerindeki çerez kullanım bilgileri için kendi sitelerindeki çerez kullanım beyanlarına atıfta bulunuyoruz. Tarayıcı ayarlarınızı ayarlayarak bilgisayarınıza çerezlerin yüklenmesinin önüne geçebilirsiniz. Ancak bu durum internet sitemizin belirli bazı özelliklerinin etkili faaliyet göstermesini etkileyecektir.
4. Veri işleme faaliyetlerinin yasal altyapısı
Özel hayatın gizliliği yasaları kişisel verilerin kullanımına veriyi işleyen tarafın sorumluluğunun yasal bir temeli olması durumunda izin vermektedir. Md. 2.1’de bahsedilen veri işleme faaliyetlerinin yasal altyapısı şöyledir: “verilerin işlenmesi veri sahibi ile yapılan sözleşmeden dolayı gereklidir” (eğer veri sahibi üye bir birey ise),veya “murakıp tarafından güdülen meşru çıkarların amaçları doğrultusunda gereklidir” (veri sahibi FIP üyesi bir kuruluşun seçilmiş temsilcisi veya çalışanı ise). Meşru çıkarlar FIP’in sözleşme temelinde paydaşlarına ve irtibat kişilerine ilgili verileri sunma zorunluluğudur. Md. 2.2’de belirtilen işleme faaliyetlerinin yasal altyapısı şöyledir: “verilerin işlenmesi veri sahibi ile yapılan sözleşmeden dolayı gereklidir” (bir bireyin FIP tarafından düzenlenen bir etkinlik veya kongreye katılmaya hak kazandığı bir sözleşme temelinde). Md. 2.3’te belirtilen işleme faaliyetlerinin yasal altyapısı şöyledir: murakıp tarafından güdülen meşru çıkarların amaçları doğrultusunda gereklidir. Buradaki meşru çıkar internet sitesinde veya diğer yayımlarda eczacılık mesleği ile ilgili FIP’in de Md. 2’ de bahsedilen misyonuna katkı sağlayan içerik paylaşmaktır. Md. 2.4 a)’da belirtilen işleme faaliyetlerinin yasal altyapısı (doğrudan tanıtım için yapılan talep edilmeyen elektronik iletişime uygulanan gereksinimlerle uygun olacak biçimde) rızadır. E-posta yoluyla gönderilen bültenimize abone olanlara aldıkları her e-postada abonelikten çıkma fırsatı sunulacaktır. FIP’in sosyal medya platformlarını “beğenen” veya “takip eden” sosyal medya kullanıcıları profil ayarlarını değiştirerek abonelikten çıkabilir ve tanıtım almaktan vazgeçebilirler. O andan itibaren hala bülten alabilirler, ancak belirli sosyal medya platformundan tanıtım almayacaklardır. Bu Gizlilik Beyanı’nın md. 2.4 b) ve 2.4 c)’sinde belirtilen işleme faaliyetlerinin yasal altyapısı da şöyledir: murakıp tarafından güdülen meşru çıkarların amaçları doğrultusunda gereklidir. Bizim meşru çıkarımız FIP üyeliği ve etkinliklerinin tanıtımıyla faaliyetlerimizi finanse edebilmemiz ve girişteki 2. paragrafta belirttiğimiz FIP genel misyonuna katkıda bulunabilmek.
5. Kişisel verilerin alıcıları
Eğer bir FIP üyesiyseniz veya üye örgütünün temsilcisi veya çalışanıysanız, internet sitesinin erişimi sınırlı bölgesindeki FIP iletişim ağı özelliğini kullanmak istiyorsanız ve diğer üyeler tarafından bulunmayı tercih ediyorsanız kişisel verileriniz tercihlerini bu yönde kullanan diğer üyeler ile paylaşılacaktır. Sitemize yaptığınız ziyaret FIP sitelerine koyduğumuz “paylaş” butonunun yönlendirdiği sosyal medya platformlarında da görülebilecektir. Bu platformların verilerinizi kullanma amaçları kendilerine özgüdür ve verilerinizi işlemelerinden bağımsız olarak sorumludurlar. Bu platformların gizlilik politikası ile ilgili bilgilere kendi internet siteleri üzerinden ulaşılabilir. Üyelik için başvurmanız veya bir kongreye veya diğer eğitim faaliyetlerine abone olmanız durumunda verileriniz FIP’e ödeme, etkinlik yönetim desteği, pazarlama veya tanıtım konularında hizmet veren özel şirketlerle paylaşılır. Veri tabanlarımıza ve telekomünikasyon hizmetlerimize ev sahipliği yapan şirketlerle birlikte bu şirketler bizim işlem birimimiz olarak değerlendirilir. Bu şirketler verilerinizi sadece bizim talimatımız ve amaçlarımız doğrultusunda kullanabilir. FIP bu şirketlerle gizlilik yükümlülükleri ve kişisel verilerinizin ihlal edilmesi veya yetkisiz kullanılmasının önüne geçecek teknik ve örgütsel güvenlik tedbirleri almalarını gerekli kılan sözleşmeler imzalamıştır. Bize olan hizmetlerini yerine getirmelerinin gerekli kıldığı durumlar dışıda bu şirketlerin kişisel verilerinize erişimi yoktur. Kişisel verileriniz Avrupa Birliği veya İsviçre’deki serverlarda muhafaza edilir. Md. 2.4’te belirtilen amaçlar doğrultusunda kullanılan kişisel veriler ayrıca Amerika Birleşik Devletleri’nde bulunan şirketler tarafından Amerika Birleşik Devletleri’nde veya diğer ülkelerdeki serverlara taşınabilir ve buralarda muhafaza edilebilir. Bu şirketler Gizliliğin Korunması Çerçevesi’ne tabidir, dolayısıyla işledikleri kişisel verilere “yeterli düzeyde koruma” temin edebilecek kurumlar olarak değerlendirilirler.
6. Verilerin tutulma süresi
Kişisel verileriniz md. 2’de belirtilen amaçlar için gerekli olduğu süre boyunca kayıtlı tutulur. Verilerin tutulma süresinin belirlenmesinde FIP tarafından göz önünde bulundurulan etmenler şunlardır: FIP ve birey arasındaki sözleşmenin süresi, Your personal data are stored no longer than necessary for the purposes mentioned under 2. The aspects that are taken into account when retention periods are set by FIP are: the duration of the agreement between FIP and an individual, yasal tutma süreçleri, yasal girişimlere girilmesini sınırlayan süreçler, daha sonra kullanmak için veriyi muhafaza etme ihtiyacı (arşivleme). Buna göre:
- FIP üyesiyseniz: kişisel verileriniz FIP üyeliğinizin iptal edilmesinden sonraki beş (5) yıl boyunca tutulacaktır ·
- Kongre veya başka bir FIP etkinliğine katıldıysanız: kişisel verileriniz son ziyaretinizden itibaren beş (5) yıl boyunca tutulacaktır
- Bültenlerimizin abonesi veya sosyal medya platformlarımızın takipçisi iseniz: Verilerinizi daha uzun bir süre muhafaza etmemiz hukuken zorunlu değilse, FIP’ten verilerinizin daha uzun süre tutulmasını talep etmemişseniz veya FIP ile aranızda verilerinizin tutulma süresi ile ilgili hukuki bir ihtilaf oluşmadıkça verileriniz FIP bülteni aboneliğinden çıkana kadar tutulur; bu durumlarda FIP tutulma süresinin uzatılma nedeni ortadan kalkana kadar verilerinizi tutacaktır.
7. Haklarınız
Özel hayatın gizliliği yasaları verilerinizin işlenmesinde size birtakım haklar tanır. Bu haklar şunlardır: veriye erişim, veriyi değiştirme ve silme hakkı veya verinin işlenmesine itiraz veya işlenmesini kısıtlama hakkı ile veriyi taşıma hakkı. Bu hakları burada kısaca açıklayacağız. Erişim hakkı kişisel verilerinizi nasıl işlediğimiz ile ilgili olarka talebiniz üzerine FIP’in bilgilendirme yapma zorunluluğudur. Veriyi değiştirme hakkı işlediğimiz verilerinizin yanlış olması durumunda talebiniz üzerine veriyi değiştirme zorunluluğumuzdur. Silme hakkı veri işleme amacı doğrultusunda yapılan veri işlemede çok fazla, çok az veya konu dışı verilerinizin işlenmesi ve sizin bu veriyi kendi imkanlarınız ile silemediğiniz durumlarda bunu yapmayı bizden talep edebilirsiniz. Kısıtlama hakkı ise şu durumlarda geçerlidir:
- Verinin yanlış olduğu veya veri işlenmesinin hukuksuz veya gereksiz olduğu düşüncesindeyseniz ancak yasal durumunuzla ilgili olarak veri silinemiyorsa; veya
- Veri işleme sürecine itiraz ettiyseniz veri işlenmesini askıya almamızı talep edebilirsiniz. Askıya almak düşüncenizin doğru olup olmadığı kesinleşene kadar (istisnalar dışında) verilerinizi rızanız alınmadan sadece depolayabileceğimiz anlamına gelmektedir. Aynı şey birlikte çalıştığımız şirketler için de geçerlidir ve bu şirketler askıya alınma durumunda tarafımızca bilgilendirilmelidir. İtiraz etme hakkı veri işleme faaliyetlerine “meşru çıkar” (bkz: md. 4) temelinde herhangi bir zamanda itiraz edebileceğiniz anlamına gelmektedir. Verileri taşıma hakkı bizimle anlaşmanız sona erdiğinde sizden aldığımız verileri yapılandırılmış, ortak olarak kullanılan ve makine tarafından okunabilir formatta sağlamamızı bizden talep etmeniz anlamına gelmektedir. Bizden yukarıdakiler gibi bir talepte bulunmak isterseniz talebinizi privacy@fip.org adresine gönderebilirsiniz. Talebinize bir ay içinde cevap vereceğiz. Talebinizi yerine getirmenin olası sonuçları (size daha fazla hizmet veremeyecek olmamız gibi) hakkında sizi bilgilendireceğiz. Talebinizi reddetmek için geçerli nedenlerimizin olduğu düşüncesinde olursak bu nedenleri cevabımızda sizinle paylaşacağız. Son olarak, kişisel verilerinizi işleyerek hukuku ihlal ettiğimizi düşünüyorsanız lütfen bize bildirin. Bu durumda itirazınızı karşılamak için bir çözüm bulmaya çalışacağız. Eğer birlikte bir çözüm bulamazsak Hollanda Verilerin Korunması Kurumu’na şikayet dilekçesi yazabilirsiniz (daha fazla bilgi için internet sitesi: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.)
Lahey, Mayıs 2018 Fédération Internationale Pharmaceutique/ International Pharmaceutical Federation (FIP) Andries Bickerweg 5 2517JP ‘s-Gravenhage
[1] Fédération Internationale Pharmaceutique/ International Pharmaceutical Federation (FIP)” ismi ve 40410354 numarasıyla Hollanda’daki Ticaret Odası tarafından hukuki ehliyeti tam bir birlik olarak tanınmıştır.